POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
CONSIDERACIONES GENERALES
La Constitución Política de Colombia (Art. 15) consagra el derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
Asimismo, en equilibrio, justicia y equidad al citado artículo 15, el artículo 20 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona, Responsable o Encargado, de recibir información veraz e imparcial.
En desarrollo de lo anterior, la ley 1581 de 2012 establecen el marco regulatorio general para una efectiva protección de datos personales que se encuentren en bases de datos públicos o privadas.
Que GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. para el cumplimiento de su objeto social, obligaciones contractuales y ejercicio de sus funciones requiere de información personal.
Por estas razones GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S., con el más alto compromiso institucional, seguirá las siguientes Políticas en el tratamiento de datos personales. Estas Políticas son de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios, consultores, contratistas o terceras partes de GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. quienes deberán observarlas y cumplirlas en su integridad.
MARCO LEGAL
Constitución Política, artículo 15.
- Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012
- Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
- Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
- Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional
DEFINICIONES
Para el correcto cumplimiento de las presentes políticas se tendrán en cuenta las definiciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y en la ley 1266 de 2008, y en particular las siguientes:
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta.
Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Sea del caso precisar, que el administrador de la base de datos personales es el funcionario o encargado que tiene a cargo y realiza el tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Solicitud: Petición del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Consultas: Facultad que tiene toda persona natural de solicitar y obtener de la GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. una orientación o una opinión en relación con sus datos personales.
Reclamo: Manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona natural por el tratamiento de sus datos personales.
PRINCIPIOS
Las políticas que en este documento se adoptan están guiadas ante todo por los principios de la administración de datos, los cuales constituyen el marco general que será respetado por GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos de los titulares de la información. Los principios rectores son los señalados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2018, a saber:
- Principio de finalidad
- Principio de legalidad
- Principio de libertad
- Principio de veracidad o calidad
- Principio de transparencia.
- Principio de acceso y circulación restringida.
- Principio de seguridad.
- Principio de confidencialidad.
FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. realizara el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación, entre otros) de los datos personales de acuerdo con lo establecido por la ley y los mandatos judiciales o administrativos, así como por lo dispuesto en las autorizaciones cuando corresponda para cumplir en especial las siguientes actividades:
- Para los fines administrativos, operativos y comerciales propios de GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S.
- Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S., con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados.
- Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes
- Para adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio.
- Realizar el envío de información relacionada con servicios, programas, actividades, eventos, capacitaciones, seminarios, talleres y/o actividades de comercialización de servicios y/o productos, noticias, actividades de mercadeo, productos y demás bienes o servicios ofrecidos, que preste o que pudiera llegar a prestar u ofrecer GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.
- Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentados ante GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S.
- Administrar los Sistemas de Información de GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S.
- Verificar información jurídica, financiera y técnica en procesos contractuales que adelante la Empresa o terceros.
- Adelantar encuestas de satisfacción de usuarios.
- Adelantar encuestas para la construcción de Políticas empresariales.
- Cumplir todos sus compromisos contractuales.
- Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes, incluyendo, pero sin limitarse a la realización y verificación de matrículas y pagos correspondientes.
- El envío del clausulado o condicionado del servicio educativo y/o del contrato de prestación de servicios educativos de GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. a los clientes, en virtud de lo señalado en el artículo 37 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) o las normas que la modifiquen o adicionen.
- Realizar las actividades encaminadas a la gestión integral del servicio educativo contratado con el fin de garantizar que los derechos de los clientes siempre sean representados y/o preservados.
- Cumplir con los procesos internos de GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. en materia de contratación de empleados, administración de proveedores y contratistas.
- Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S.
- Las cámaras de seguridad instaladas en la entidad tienen como finalidad garantizar la seguridad de los bienes y/o personas que ingresan a las instalaciones de GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S.
- El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S.
- La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/u operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, de certificados y certificaciones a los clientes y/o a terceros, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
- Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.
- Adelantar campañas de actualización de datos y el envío de las modificaciones a las Políticas, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales.
- Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S., que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
- La transferencia, transmisión, traslado, entrega, y/o divulgación de los Datos Personales a terceros autorizados por el titular o por la ley, físicamente, por correo electrónico, o por cualquier medio de comunicación, cuando así se requiera en el cumplimiento de los deberes legales y/o contractuales de GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S., manteniendo siempre los debidos estándares de reserva y seguridad sobre los mismos.
En relación con el funcionamiento de GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S.
Recursos Humano s
El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, independientemente del tipo de relación jurídica entablada con GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. (incluye, entre otros, empleados, ex empleados, practicantes, contratistas y aspirantes a cargos).
Seguridad en instalaciones de GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S.
Para fines de seguridad de las personas, de los bienes e instalaciones GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. También podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso independientemente de su forma de recolección (directamente, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad u obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:
- Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluso a través de medios electrónicos.
- Conocer, actualizar y rectificar su información frente a GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer ante datos a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada como Responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
- Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
DATOS DE MENORES DE EDAD
GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. podrá tratar datos de menores de edad conforme al interés superior de los niños, niñas y adolescentes (NNA), y respetando sus derechos fundamentales. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.
DEBERES DE GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S.
GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S. tendrá los siguientes deberes en el tratamiento de la información personal:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley;
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
- Tramitar las consultas y solicitudes formuladas en los términos señalados en la ley;
- Adoptar las políticas y procedimientos necesarios para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y solicitudes;
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo;
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad competente.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT. 900.395.405-9, con domicilio principal en la Carrera 101 #14-98 de la ciudad de Cali, República de Colombia. Página www.helmerpardo.com Teléfono 3125555 en la ciudad de Cali.
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Para realizar consultas o solicitudes encaminadas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:CANAL | MECANISMOS | UBICACIÓN | HORARIO DE ATENCIÓN |
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Atención Presencial | Atención Personal y Radicación por correspondencia | Carrera 101 #14-98 de la ciudad de Cali. | Días hábiles de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00M m y 2:00 pm a 6:00 pm |
Atención No Presencial | Línea fija en Cali | 3125555-3312849 | Días hábiles de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00M m y 2:00 pm a 6:00 pm |
Virtual | Página Web | https://helmerpardo.com/sedes-contacto | El portal se encuentra activo las 24 horas, no obstante los requerimientos registrados por dicho medio se gestionan dentro de días hábiles. |
Virtual | Correo | cali@ helmerpardo.com | El correo se encuentra activo las 24 horas, no obstante los requerimientos registrados por dicho medio se gestionan dentro de días hábiles. |
Procedimiento para el ejercicio del Derecho de Habeas Data
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, GRUPO HERMANOS PARDO S.A.S., presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para ejercer el derecho de los titulares con relación a sus datos personales, se deberá remitir comunicación por escrito en medio físico o electrónico la cual debe contener:
- Nombres y apellidos completos del titular de los datos o de su representante o apoderado.
- Tipo y número de documento de identidad del solicitante
- Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
- Medios para recibir respuesta a su solicitud,
- Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
- Fotocopia del documento de identificación del titular y de su representante o apoderado, cuando aplique.
- Documento autenticado que acredite la representación del titular, cuando aplique.
- Firma (si aplica) y número de identificación del peticionario o del apoderado, cuando fuere el caso.
- El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
- Los datos sean datos utilizados en las actividades de la misión de la entidad.